A l’ère du digital, le monde de l’entreprise est en pleine mutation et de plus en plus les activités se sont retrouvées dématérialisées, se passant des anciens supports matériels (souvent en papier) au profit de fichiers informatiques et numériques. Un tel changement a pu provoquer des résistances et de la méfiance pour certaines entreprises : managers intimidés par l’ampleur de la tâche, équipes hésitantes à abandonner leurs anciennes méthodes de travail, ou tout simplement peur du changement. Autant de freins psychologiques qui peuvent parfois ralentir la mise en place de solutions innovantes et efficaces.
Comment s’y prendre ? Par où commencer ? Comment inscrire ce projet de transformation digitale sur le chemin du développement et de la réussite de l’activité ? Comment associer les collaborateurs et parties prenantes de l’entreprise ? En bouleversant le quotidien des entreprises, la transformation digitale les oblige à faire évoluer leur modèle économique.
Etape1 : Etat des lieux et diagnostic
En tout premier lieu, il est essentiel d’établir un état les lieux de la situation digitale de votre entreprise, c’est une étape très importante car la réussite de la transformation digitale implique la transformation du fonctionnement de l’entreprise. A quel point votre entreprise utilise-t-elle des outils numériques ? Quel est le niveau de digitalisation de vos process ? A quel niveau vos collaborateurs sont-ils sensibles au digital ?
Etape 2 : Mise en place de la stratégie digitale
Après avoir identifier votre niveau de maturité, il est nécessaire de mettre en place une stratégie de digitalisation efficace et identifier les actions à mettre en place. Il est primordial d’identifier les problématiques de votre entreprise, par exemple : manque de maîtrise des coûts, manque de productivité et d’efficience ou bien visibilité réduite sur les indicateurs de performance, et d’indiquer devant chaque problématique le niveau de digitalisation (inexistant, moyen, abouti) et ensuite sélectionner les process à optimiser ou à digitaliser par ordre de priorité et établir un rétro-planning de mise en place de votre stratégie de digitalisation.
Maintenant que vous avez les idées claires et que l’ensemble de votre entreprise est prêt à amorcer le changement, il faut faire appel à un expert pour vous accompagner.
2.1 Choix d’un partenaire externe en digitalisation
Choisissez une agence de transformation digitale capable de vous accompagner pour concrétiser et réussir vos projets de transformation digitale, de par son expertise dans le digital, mais également sa compréhension avancée du fonctionnement de votre métier.
Exposez vos objectifs et vos attentes clairement et définissez ensemble le plan d’action qui convient le mieux à votre entreprise. Votre partenaire vous proposera les outils technologiques et les process adaptés à vos attentes et vous suivra tout au long de votre transformation.
2.2 Impliquer toute l’entreprise dans la démarche
Pour que la stratégie de transformation digitale fonctionne, il est important qu’elle soit d’abord pilotée et promue en interne. Un ou plusieurs collaborateurs doivent être désignés et feront l’intermédiaire entre votre prestataire et l’ensemble de votre entreprise.
Vous devez mettre en place une démarche de conduite du changement. L’ensemble des collaborateurs de votre entreprise doivent s’engager dans cette démarche et non pas seulement l’équipe technique ou IT. L’ensemble des départements doivent collaborer pour que l’implémentation réussisse. L’équipe référente se doit de sensibiliser tous les collaborateurs aux enjeux du digital et de les impliquer dans la digitalisation de leur métier. La démarche doit être engageante et impliquante pour que vos collaborateurs avancent dans la même direction. Tout le monde doit se sentir acteur du changement et doit pouvoir participer aux réflexions et aux débats.
Une bonne conduite du changement permet d’éviter les formes de résistances qui peuvent naître chez certains collaborateurs et qui pourraient freiner votre démarche de digitalisation.
La transformation digitale permet, par l’innovation, d’augmenter les performances des PME, en gagnant en productivité ou en avantage concurrentiel. Pour qu’elle soit efficace, cette transformation doit être menée par des experts en digital, qui vous accompagneront à la fois dans la mise en place technique que dans la conduite du changement en interne.
Etape 3 : Suivi et pilotage de votre projet de transformation digitale
La plupart des entreprises s’accorde sur l’importance d’accomplir la transformation digitale, mais peu s’intéressent à la question de son pilotage, c’est-à-dire de son organisation, de son management et de la cohérence entre les moyens investis (temps, budget, etc…) et les résultats.
Un pilotage ou des pilotages ?
Si les chantiers nécessaires pour réaliser la transformation sont facilement identifiés, leur modalité de pilotage et leur gouvernance sont partiellement déployés et modélisés dans les entreprises.
Généralement, les entreprises déploient des tentatives de pilotage liés à des moments différents de la transformation, or le pilotage de votre projet de transformation digitale doit être intégré par l’ensemble des acteurs et fondé sur des indicateurs de performance partagés par tous les collaborateurs de l’entreprise. Toutefois, les tentatives de pilotage ont pour même objectif de mettre la transformation au service des objectifs stratégiques de l’entreprise et de sa croissance.
En fonction des opportunités et des moyens données par l’entreprise, plusieurs facteurs entrent en jeu, et notamment le rapport au temps (à quelle vitesse doit-on avancer ?), à l’anticipation (quelle vision de la transformation ?) aux indicateurs, à l’autonomie (quel degré d’indépendance ?), à la confiance (confiance dans les outils plutôt que dans la culture ?) et au nombre d’acteurs concernés ( un seul pilote ou plusieurs co-pilotes ?), d’où on peut ressortir trois types représentatifs de « pilotages » de la transformation digitale :
• Le skipper : Pressé par le temps, il privilégie l’agilité, les projets rapides et multiples, un portefeuille d’outils technologiques et des indicateurs de performance tournés vers le « business ». C’est le cas notamment des start-ups.
• L’aviateur : comme son nom l’indique, sa feuille de route est plus systémique, elle embarque l’équipage vers un projet, le rythme est soutenu, le top management impliqué et un pilote tente d’impulser de la transversalité pour acculturer les équipes et mettre en œuvre les stratégies susceptibles de soutenir la vision.
• Le chauffeur : son rythme est beaucoup moins rapide que les autres, le pilote est très tourné vers les collaborateurs er leur appréhension du sujet ; quelques outils l’aident à progresser ainsi que des indicateurs de performance assez robustes.
En définitive, Chaque entreprise engagée dans ce processus de pilotage de la transformation digitale doit suivre de près les 5 grands enjeux suivants :
1. La culture avant les outils : la transformation est d’abord une affaire d’humain et de culture, où l’entreprise laisse ainsi place aux équipes, leur permettant d’être force de propositions et d’incarner davantage les valeurs et l’esprit de l’entreprise. Les outils son plus secondaires, tout en restant déterminants.
2. Un périmètre de responsabilités partagé, aux contours peu définis : Plusieurs fonctions de l’entreprise peuvent co-piloter la transformation digitale. Le chef ou directeur du digital n’est pas toujours celui sui travaille opérationnellement sur le sujet mais il a un rôle de chef d’orchestre. Il incarne la transformation, il amorce le changement et passe le relais.
3. Le choc des temporalités : La nécessité d’aller vite pour être pionnier ne suffit pas, l’adhésion des équipes reste aussi une condition de réussite de la transformation, et ce changement exige du temps et de la pédagogie afin de concilier les intérêts des organisations et ceux des individus.
4. Des indicateurs de performance nécessaires mais encore inaboutis : certaines fonctions en organisation, cherchent à élaborer des KPIs (indicateurs clés de performance) spécifiques, la plupart s’appuient sur des KPIs génériques qui présentent l’avantage d’être plus facilement partageables et fédérateurs tout en reconnaissant qu’il est nécessaire qu’ils les affinent et les rendent plus opérants en les connectant mieux aux objectifs.
5. La vision contre les projets ? : Parmi les entreprises, certaines ont une vision stable de la transformation digitale avec un objectif clé et d’autres sont plus spontanés et avancent de manière incertaine. L’existence d’une vision structurée du changement demeure essentielle et qui doit être construite et partagée par toutes les équipes de l’entreprise, voire les équipes projet.
Etape 4 : Evaluation de la stratégie
La transformation digitale, ça se mesure !
La transition numérique bien qu’elle est devenue parmi les priorités pour de nombreuses entreprises, mais elle demeure récente et où ses résultats s’évaluent au cas par cas. Généralement les indicateurs de performance KPI sont les plus utilisés sauf que les entreprises doivent choisir des KPI propres à la taille de l’entreprise, son secteur d’activité et à de les adosser aux principaux piliers et ambitions définies pour leur stratégie de transformation.
Ce qu’il faut retenir :
• Caler les mesures sur les priorités stratégiques
• Opter pour des indicateurs simples
• Choisir quelques indicateurs métiers
• Jauger l’acculturation numérique des employés
• S’inspirer des méthodes du numérique
Avantages et inconvénients
La transformation digitale est pourtant un phénomène incontournable pour les entreprises. Bien anticipée et mise en œuvre de façon pragmatique, elle apporte des solutions pour aider à améliorer la performance organisationnelle dans son ensemble, et ainsi la rendre plus performante. C’est un levier de choix pour aider une organisation à gagner en flexibilité et accroître sa rentabilité.
Les entreprises sont de plus en plus conscientes de la transformation digitale, de ses avantages et de ses inconvénients et de son impact sur l’économie 4.0, on apprend que la majorité des industries de nos jours incluent dans leur modèle d’affaires les technologies numériques comme une stratégie de décollage.
Pour les entreprises, cette démarche a plusieurs avantages :
• Plus de transparence : la mise en place d’un outil de gestion de processus à l’avantage d’apporter plus de transparence entre les départements et donc d’apporter une meilleure visibilité aux collaborateurs.
• Harmoniser les processus de l’entreprise : on parle de la création d’un référentiel commun qui va non seulement sécuriser les procédures mais aider les nouveaux arrivants à se familiariser plus rapidement avec le fonctionnement de l’entreprise.
• Réduire les coûts : les entreprises visualisent plus rapidement les dysfonctionnements et peuvent par conséquent anticiper les risques et accélérer les prises de décisions.
• Améliorer la satisfaction client : en améliorant le fonctionnement, les échanges deviendront plus fluides et la réactivité des équipes va s’améliorer et donc une amélioration de la satisfaction des clients.
En parallèle, pour de nombreuses PME, cette transformation semble encore trop chère et trop complexe à mettre en œuvre. De plus, l’investissement à consentir est à réaliser dans la durée : créer un site internet par exemple requiert une mise à jour régulière du contenu.
Les entreprises identifient également des risques inhérents au passage aux nouvelles technologies : par exemple, l’utilisation du big data peut permettre d’affiner sa compréhension des clients ou ses processus opérationnels, mais la menace d’un piratage et d’un vol de ces données est réel et serait tout à fait fâcheux pour l’entreprise.
